Welke AI-training werkt wel voor medewerkers en welke niet?

Waarom blijft een eenmalige plenaire sessie zelden hangen?

Een plenaire sessie doet één ding goed: iedereen hoort hetzelfde verhaal op hetzelfde moment. Daarna gaat iedereen terug naar zijn eigen werk en daar staat AI niet in de agenda. Wat je hoort zonder het te doen, zakt binnen een week weg. Niet uit onwil, maar omdat er niets in hun week veranderde.

Charles Jennings vatte dat in 2002 samen als 70-20-10. Het meeste leren gebeurt in het werk zelf, een deel door met anderen mee te kijken en een klein deel in een sessie. De percentages zijn een richting, geen wet. De les eronder klopt wel: een training los van het werk is de zwakste vorm die er is.

Kennis over AI is iets anders dan kunnen werken met AI

Kennis over AI gaat over wat een taalmodel is, wat het niet kan en waar de risico's zitten. Werken met AI gaat over hoe jij, met jouw taken, morgen een uur wint. Het eerste leg je in twintig minuten uit. Het tweede kost oefening met je eigen materiaal.

• Kennis over AI: wat een model wel en niet weet, waarom het soms iets verzint, welke gegevens er niet in mogen.
• Werken met AI: een opdracht formuleren, het antwoord beoordelen, bijsturen en weten wanneer je het niet gebruikt.
• Alleen het eerste levert mensen op die AI kunnen uitleggen maar niet gebruiken.
• Alleen het tweede levert mensen op die niet zien wanneer het misgaat.

Je hebt allebei nodig, in een verhouding van ongeveer een op vier. Twintig minuten uitleg, de rest doen.

Welke trainingsvorm blijft het beste hangen?

Het verschil tussen de laatste twee regels is één uur werk. Dat uur bepaalt of de rest blijft staan.

Hoe train je op het echte werk van iemand?

Algemene voorbeelden zijn makkelijk te maken en daarom kom je ze zo vaak tegen. Ze werken alleen niet, want de deelnemer moet de vertaalslag naar zijn eigen werk zelf maken. Draai het om: iedereen neemt zijn eigen taak mee.

1. Vraag twee weken vooraf aan elke deelnemer welke klus hem de meeste tijd kost. Eén regel is genoeg.
2. Groepeer de antwoorden. Voor een heel team blijven er meestal drie of vier soorten klussen over.
3. Bouw de oefeningen op die klussen, met echte documenten uit hun eigen bestanden.
4. Laat iedereen zijn eigen versie maken en opslaan waar hij hem morgen terugvindt.
5. Sluit af met één afspraak per persoon: wat ga jij deze week anders doen.

De voorbereiding kost meer tijd dan de sessie zelf. Dat is precies de reden dat het werkt.

Wat meet je na afloop?

Een evaluatieformulier meet of de dag leuk was. Meet liever of het werk is veranderd.

• Hoeveel deelnemers hebben hun voorbeeld binnen een week echt gebruikt.
• Hoeveel tijd ze winnen op die ene klus, in minuten per week.
• Hoeveel deelnemers het na vier weken nog gebruiken, zonder dat iemand erop hamert.
• Hoeveel toepassingen er zijn ontstaan die niet in de training zaten. Dat is het teken dat het leeft.

Hoe zorg je dat het na twee weken nog wordt gebruikt?

De tweede week is het kritieke moment. Dan loopt iemand tegen het eerste probleem aan, krijgt hij een antwoord dat niet klopt en pakt hij zijn oude manier op. Wie daar niets voor regelt, verliest het grootste deel van zijn investering.

1. Plan het terugkommoment voordat de training begint, anders komt het er niet van.
2. Wijs iemand uit het team aan als aanspreekpunt. Niet de meest technische, maar degene aan wie collega's makkelijk iets vragen.
3. Maak één plek voor goede voorbeelden, zodat niemand hetzelfde twee keer uitzoekt.
4. Laat de leidinggevende elk werkoverleg twee minuten vragen wat er anders ging.
5. Geef de gewonnen tijd zichtbaar terug aan het team in plaats van hem op te vullen.

Wat is een realistische opzet en investering?

Voor een team van acht tot twaalf mensen werkt deze opzet: een voorbereidingsronde waarin je de taken ophaalt, een dagdeel van drie tot vier uur oefenen op eigen werk, en een terugkommoment van een uur na twee weken.

Wat het kost, hangt af van de voorbereiding en het aantal groepen. Een dagdeel met voorbereiding en opvolging voor één team ligt bij de meeste aanbieders rond een paar duizend euro. Bij meerdere teams reken je op herhaling, niet op een grotere zaal.

Veelgestelde vragen

Hoeveel mensen kunnen er in één AI-training?

Acht tot twaalf werkt het beste. Dan kan de trainer bij iedereen langs terwijl mensen op hun eigen taak oefenen. Boven de vijftien wordt het een demonstratie en leunt de helft achterover. Heb je meer mensen, herhaal de sessie dan in rondes.

Moet iedereen in het bedrijf een AI-training krijgen?

Nee. Begin bij de teams met veel herhalend werk en met iemand die al nieuwsgierig is. Die eerste zichtbare resultaten overtuigen de rest beter dan een verplichte sessie. Mensen die er niets aan hebben, merken dat binnen tien minuten en raak je kwijt voor de volgende keer.

Wat als medewerkers bang zijn voor hun baan?

Zeg wat je weet en niet meer dan dat. Verdwijnen er geen banen, zeg dat dan expliciet en vertel erbij wat er met de gewonnen tijd gebeurt. Weet je het nog niet, zeg dan dat. Ontwijken valt gegarandeerd verkeerd, want dan vult iedereen het zelf in.

Is een online cursus een goedkoper alternatief?

Als naslagwerk is het prima en het kost weinig. Als vervanging van een sessie werkt het slecht, want een groot deel maakt hem niet af en niemand kijkt mee als het misgaat. Combineer ze: een cursus voor de basiskennis, een sessie voor je eigen materiaal.

Hoe vaak moet je een AI-training herhalen?

Eén keer per jaar volstaat voor de basis. Wat je vaker doet, is bijpraten in het werkoverleg over wat er nieuw is en wat collega's hebben gevonden. Twintig minuten per maand levert meer op dan een tweede dagdeel, omdat het aansluit op wat mensen nu tegenkomen.