Wat levert AI-automatisering op en hoe reken je dat door?

Hoe reken je de businesscase van een AI-project?

Dit is dezelfde rekensom als bij een nieuwe machine. Je zet wat het kost tegenover wat het oplevert en je bent eerlijk over de aannames. Zeven stappen, in deze volgorde.

1. Kies één proces en tel hoe vaak het per maand voorkomt.
2. Meet hoeveel minuten het nu kost. Meten, niet schatten. Laat drie mensen het een week bijhouden.
3. Reken dat om naar uren per maand: aantal keer minuten, gedeeld door 60.
4. Zet er een uurtarief onder. Gebruik loonkosten per gewerkt uur, niet het brutoloon.
5. Schat wat er na automatisering overblijft aan handwerk. Nul is nooit het antwoord, want controleren kost ook tijd.
6. Tel de foutkosten erbij: hoeveel correcties, creditfacturen of herstelbezoeken per maand, en wat kost er één.
7. Trek de doorlopende kosten eraf: licenties, hosting en onderhoud.

Een rekenvoorbeeld dat je kunt naschrijven

Neem een installatiebedrijf met een binnendienst van drie mensen. Er komen 120 offerteaanvragen per maand binnen via de mail. Iemand leest ze, haalt de gegevens eruit en zet ze over in het offertepakket. Dat kost 25 minuten per aanvraag. Na automatisering blijft er 10 minuten controleren over.

Dit is geen belofte, het is een model. Vervang de negen getallen door die van jezelf en je hebt binnen een half uur een businesscase waar je boekhouder iets van kan vinden.

Waarom bespaarde uren nog geen geld zijn

Dertig bespaarde uren per maand staan pas op je bankrekening als er iets met die uren gebeurt. Dit is de plek waar de meeste businesscases sneuvelen bij de eerste kritische vraag.

• Iemand gaat uit dienst of je vult een vacature niet in. Dan zie je het terug in de loonkosten en mag je met echte euro's rekenen.
• Dezelfde mensen doen meer omzetbaar werk. Dan zit de winst in extra omzet en reken je met marge, niet met loonkosten.
• Je vangt groei op zonder nieuwe mensen. Dan is de opbrengst de vacature die je niet plaatst.
• Er verandert niets in bezetting of werkverdeling. Dan is de opbrengst rust en minder fouten. Prima resultaat, maar zet het niet als besparing in je berekening.

Hoe bereken je de terugverdientijd?

Terugverdientijd is de simpelste maat die er is en daarom de bruikbaarste in een gesprek met je boekhouder. Je deelt wat je erin stopt door wat het per maand netto oplevert.

Reken de som twee keer: één keer met je eigen schatting en één keer met 60 procent daarvan. Houdt het project ook in die tweede versie stand, dan is het een goed idee. Alleen in de eerste versie, dan is het een gok.

Welke opbrengsten kun je niet in euro's vangen?

Een deel van de winst laat zich niet omrekenen. Zet die niet als euro's in je businesscase, maar wel als meetbaar getal ernaast. Dan kun je er achteraf alsnog iets van vinden.

• Doorlooptijd. Een offerte die binnen een uur de deur uit gaat in plaats van na twee dagen wint vaker. Meet de doorlooptijd in uren, niet in gevoel.
• Minder fouten verderop in de keten. Tel het aantal correcties en creditfacturen per maand.
• Werkplezier en verloop. Werk dat niemand leuk vindt weghalen scheelt op termijn in verzuim en vertrek.
• Kennis die niet meer aan één persoon hangt. Meet hoeveel mensen het proces zonder hulp kunnen draaien.
• Wat je leert over je eigen proces. Automatiseren dwingt je op te schrijven hoe het werk echt loopt, en dat levert bijna altijd losse verbeteringen op die niets met AI te maken hebben.

Hoe bewijs je achteraf dat het klopt?

Een businesscase zonder nameting is een verhaal. Vijf stappen maken er een bewijs van, en ze kosten samen minder dan een uur per meting.

1. Leg de nulmeting vast voordat er iemand begint te bouwen: aantal per maand, minuten per stuk, fouten per maand.
2. Spreek nu al af wanneer je meet. Na 30 dagen draaien en nog een keer na 90.
3. Meet precies hetzelfde als bij de nulmeting, met dezelfde mensen.
4. Tel hoe vaak iemand de oplossing handmatig omzeilt. Dat is je beste kwaliteitsmeter.
5. Zet de uitkomst naast de raming en schrijf op waarom het afwijkt. Die verklaring maakt je volgende raming beter.

Heb je geen nulmeting en wil je toch beginnen, laat dan eerst een blueprint maken waarin per rol staat hoeveel tijd waar naartoe gaat. Dat is precies wat de analysefase van Beterzo oplevert, en het werkt ook prima als je het zelf doet met een weekstaat.

Veelgestelde vragen

Met welk uurtarief moet ik rekenen?

Met loonkosten per gewerkt uur, niet met brutoloon. In Nederland lag dat gemiddeld op 45 euro (CBS, cijfers over 2024), met flinke verschillen per branche. Wil je het zelf uitrekenen: brutoloon plus werkgeverslasten, gedeeld door het aantal echt gewerkte uren per jaar. Vakantie, verlof en ziekte haal je daar dus af.

Wat is een normale terugverdientijd voor een AI-project?

Er is geen norm, maar wel een grens die werkt in de praktijk. Komt de terugverdientijd boven de 24 maanden, dan is het project te groot voor het probleem of het proces te klein voor de investering. Onder de 12 maanden hoef je meestal niet lang te vergaderen over het besluit.

Hoe reken ik foutkosten mee?

Tel hoe vaak er per maand iets misgaat en wat één fout kost aan herstel. Een verkeerde offerte die tot een creditfactuur leidt kost het bedrag plus de uren om hem recht te zetten. Vermenigvuldig het aantal met de kosten per stuk en tel dat op bij je besparing. Wees conservatief.

Wat als de besparing lager uitvalt dan geraamd?

Dat gebeurt vaak, meestal omdat de uitzonderingen in het proces onderschat zijn. Daarom reken je de businesscase ook door met 60 procent van je schatting. Valt het lager uit, kijk dan eerst of het handwerk dat overblijft nog verder omlaag kan voordat je het project afschrijft. De tweede versie is meestal beter.

Moet ik ook meerekenen wat niets doen kost?

Ja, maar alleen als je het hard kunt maken. Denk aan aanvragen die je niet op tijd beantwoordt en daardoor misloopt, of werk dat je moet uitbesteden bij drukte. Zet dat als apart bedrag naast de besparing. Vage claims over achterblijven op de concurrent horen niet in een businesscase.